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      上海市政府采购中心2019年度物业管理服务定点采购项目纪实

      2019年03月26日 09:27 来源:中国政府采购报打印

          2018年,上海积极贯彻落实中央“简政放权、放管结合、优化服务”精神要求,制定了《上海市2019-2020年政府采购集中采购目录和采购限额标准》。新的集采目录将预算金额未达到公开招标数额标准(400万元)的物业管理服务纳入上海市政府采购网,实行电子集市直购。作为电子集市采购的执行部门,上海市政府采购中心(以下简称中心)以市级定点采购项目工作积累和物业管理服务专项调研为基础,树立大局意识和全局观念,提高站位,在物业管理服务定点项目采购中对照高标准、严要求,加强对本市政府采购政策的贯彻落实,助力本市政府采购改革深化,获得了财政监管部门的好评。
        使命逼人,迎难而上
        本轮物业管理服务定点项目旨在通过公开招标方式择优确定一批报价合理、服务优?#23454;?#23450;点供应商。本项目承载了规范政府采购行为、提高政府采购效率、降低采购成本、促进公平竞争、方便采购人的使命,开展伊始,就受到了广泛关注。
        一、项目影响范围大,涉及单位广
        物业管理服务的采购工作量大,而采购预算在公开招标数额标?#23478;?#19979;的项目占大多数,因此本项目招标的潜在供应商数量众多,涉及面广。每个采购人的物业管理服务采购需求?#21152;?#33258;己的特点,如,医院对于医?#35780;?#22334;的收集和处理,学校对于宿舍管理的要求,博物馆对于物品的保管和储藏等,因此本项目还需充分考虑各采购人的需求特点,力争经招标入围的供应商能最大限度地满足采购人的要求。同?#20445;?#29289;业管理服务本身具有一定?#26377;?#24615;,采购人一般会倾向于延用已选聘的物业服务公司,频繁变更物业服务公司会增加购买和沟通成本,影响服务质量。
        二、投标人数量大,质量参差不齐
        与中心在2018年初探索试行的市级物业定点采购相比,本轮物业管理服务定点项目的采购涉及市、区两级预算单位,无论是服务的预算单位还是参与投标的供应商数量均呈?#30452;?#21457;式增长的态势。因而在招标文件发布后,该项目便吸引了全国各地的供应商前来参与竞争。通过前期的专项调研,中心发现为区级预算单位服务的供应商中,大部?#36136;?#23567;微企业,参加政府采购的经验不足,特别是一些保洁绿化公司,这些公司每年仅服务几个定点单位,如幼儿园和小学等,自身实力较差。这类公司在电子化投标上可谓一片空白,很多从来没有参加过招投标,对采购方式和流程不熟悉,对投标?#20302;?#26356;是陌生,?#34892;?#25237;标人甚至不会电脑操作。
        三、服务需求复杂多样
        物业管理服务项目需求各异,在服务范围、服务内容及服务目标要求上都不尽相同,还存在工种繁多、不同的工种在人工单价上差别很大的问题。因此,本项目招标的一大难点就是如何确定物业管理服务定价机制,包括投标人如何进行投标报价,今后怎样与采购人确定具体项目合同价格。经过多方调研,并结合中心多年的物业管理服务采购经验,最终确定采用分类投报人工单价(综合单价)的计价方式。在确定定价机制?#20445;?#38656;要?#20174;?#30495;实价值、市场供求关系的变化、买卖双方的交易共识等因素。在人工费进行计量时需要综合考虑前期准备、人工工资、培训、服装、体检、设施设备与材料使用、单项耗材不足500元的维修?#24310;謾?#21508;类安全文明服务措施费,员工和第三方责任保险、交通费及其他与物业服务相关的措施?#36873;?#21512;理的公司管理?#24310;茫?#21033;润及规?#24310;?#31246;金?#28909;?#37096;?#24310;謾?#21516;?#20445;?#32508;合人工单价以外的其他?#24310;茫?#22914;卫生间用纸及洗手液、化粪池清淤、除四害、地毯清洗等专业化清洗也需要在招标文件中予以明确。
        抓好重点,扎实推进
        中心围绕“精?#32426;?#36827;”的目标,?#21355;?#25226;握重点方向,突出项目策划、投标服务、项目开标、项目汇标、项目评标和?#33041;?#31649;理六个关键?#26041;冢?#20197;点带面,整体推进。
        一、精心开展项目策划
        一是加强前期调研,充分酝酿。中心进行了细致的市场调研,多?#25569;?#27714;供应商代表、政府采购专家和相关同行的意见建议,数易其稿,不断修改完善招标文件,做到需求合理、无歧?#26377;?#19982;倾向性。二?#24378;?#23398;划分包件。在充分调研基础上,将全市的物业管理进行汇总并归类,?#19981;?#20998;为7个包件。其中,第1-4包?#30452;?#35774;定为办公楼宇类物业管理服务、学校类物业管理服务、医院类物业管理服务、场馆类物业管理服务,增强包件的针对性,明确服务方案,为后期?#33041;?#31649;理提供支撑;第5-7包设定为保洁服务、保安服务、绿化养护服务。三是夯实定价机制。明确合同总价由各类人工综合单价×各类工作用工数量以及其他?#24310;?#32452;成。对项目服务范围、内容及管理提出具体要求,?#28304;?#20316;为各类人工综合单价报价的依据。同时要求入围后签订具体项目合同时根据具体项目的规模、内容、对服务标准的要求确定工作用工数量,人工综合单价不得超出供应商中标人工单价。四是落实小微企业扶持政策。除了小微企业报价得分享受政府采购优惠政策之外,还在项目人员评分项中给予了照顾,如评分标准中规定“一般管理人员数量不足10人得1分;10人及以上的,得2分。专业人员数量不足10人得2分;10人及以上得3分。”这样的评分办法,在管理人员、专业人员数量等项目上并不会拉开太大的差距,为一些服务质量较好、业绩优良、价格公道的小微企业提供了与中大型企业?#38477;?#31454;争的机会,而不是仅仅依据企业的规模决定是否入围。五是增加商务合理性评分。为避免投标人在不同类别人工单价中的畸高畸低等不平衡报价,本项目在评分细则中增加了“商务合理性?#20445;?#25152;有类别人工综合单价在行业通常标准范围的为14分(在该项平均综合单价正负10%以内),偏离的每1项扣1分,最低为0分。该分项的设置也?#24378;?#34385;到本项目的主要成本为人力成本,综合人工单价的高低直接决定了其服务质量,对一些报价严重偏离平均价的供应商予以扣分。六是提高入围率设置。在制定招标文件的时候,中心将入围率设置为投标人的90%,以保证大部分合格的供应商?#21152;?#26426;会参与服务。
        二、全力保障投标服务
        一是加强宣传沟通。本项目在招标公告发布之日起就通过电话、短信的方式通知市级预算单位、各区机关事务主管部门和采购中心,知会更多的供应商参与投标。相关单位也积极响应,部分区机管局以红头文件的形式下发到本区各单位,要求本区贯彻落实,以保证本区潜在供应商都能知晓并参加本次招标。二是积极做好投标培训工作。招标文件中详细列明了投标培训方案,确保每个供应商?#21152;?#26426;会参?#20248;?#35757;。中心原计划组织三次供应商投标培训,采取预约制参加,后因预约供应商数量众多,培训场地可容纳的人员有限,为保证所有愿意参与培训的供应商?#21152;?#26426;会参加,中心又增加了两批培训,前后五批次累计1000多家供应商参加了培训。针对供应商多为小微企业、不熟悉政府采购政策及电子投标流程的特点,中心专门录制了全流程的投标视频,并以实际项目为例现场演示了网上投标的流程,确保培?#31561;?#24471;实效。培?#30340;?#23481;共分三个部分,第一部?#36136;?#25773;放中心提前录?#39057;?#22521;训视频,视频内容包括招标文件的解读,以及供应商就本次招标需要准备的资格性、符合性文件和一般响应性文件,并讲解了招标文件对于投标文件的要求,着重强调了资格性、符合性部分,以免供应商因为一些低级错误导致废标;第二部?#36136;?#29616;场演示电子投标?#20302;常?#24182;就容易?#22797;?#30340;地方进行了?#24471;鰨?#21253;括投标?#20302;?#30340;操作和投标文件的上传等;第三部?#36136;?#29616;场答疑?#26041;冢?#29616;场就供应商的提?#24335;?#34892;解答。三是积极应对投标高峰。因投标供应商数量巨大且多集中在同一时间段投标,导致电子投标?#20302;?#36229;负荷工作,2018年12月6日起,投标?#20302;?#20986;现了一定程度的?#30333;?#22622;”。为方便供应商投标,除通常的远程网上投标渠道外,中心提供综合服务大厅并专门新辟208多功能会议室为供应商提供投标服务。同时全面维护现有设备,优化?#20302;撑?#32622;,为供应商提供?#24067;?#20445;障。采购三科安排值班,全天候在投标区域为供应商提供现场服务;信息管理科设置定时更新重启?#20302;?#30340;软件,?#20248;?#20154;?#30452;?#38556;信息?#20302;?#36816;行顺畅和接通供应商咨询电话;综合服务窗口积极协助做好现场引?#21152;?#31209;序维护工作。每天晚上最后一名供应商完成投标离开后,中心值班人员才下班。通过这些措施,最大限度地保障了物业管理服务定点采购项目的投标工作。
        三、规范高效组织开标
        一是开标过程高效。该项目于2018年12月10日下午开标,共有905家供应商在网上按时递交了电子投标文件。开标在中心电子投标?#20302;?#36827;行,与传统的纸质开标相比,电子开标具有客观、高效、公正的优势,开标时由招标人和开标监督人员在电子投标?#20302;彻?#21516;对投标文件进行解密,免去了纸质化开标时每个投标单位进行拆封、宣读的繁琐步骤。40分钟就顺利完成了905份标书的解密、开标等操作。二是开标现场?#34892;頡?#26681;据招标文件要求和电子化投标特点,投标人在开标时不需要到开标现场,?#21442;?#38656;进行网上操作。对投标人而言,参加开标会只是其行使参与权和监督权的机会,电子开标方式大大增加了投标人的信任?#23567;?#22240;此,在投标人近千?#19994;?#24773;况下,开标现场的人数只有百余人,保障了开标现场秩序,减少了投标人的投标成本。三是开标?#35813;?#24230;高。在开标解密后,电子投标?#20302;?#26681;据投标文件中《开标一览表》的内容自动汇总生成《开标记录》。投标人在开标结束后即可通过数?#31209;现?#35777;书登录中心网站电子投标?#20302;常?#19979;载开标记录,全过程公开?#35813;鰲?/div>
        四、扎实开展项目汇标
        一是成立汇标小组。按照项目采购工作计划,中心专门组建了物业管理服务定点采购汇标工作小组。汇标开始前,中心主任主?#32456;?#24320;了汇标动员大会,对汇标工作提出了具体要求。二是模块化汇标,提高效率。根据招标文件要求,优化投标?#20302;成?#32622;,将投标文件分为27个模块,各个模块上传内容的要求在相应的?#20302;?#20013;给予提?#23613;?#20013;心工作人员在进行汇标时共形成了1832份模块文件,便于查询与检索,减小汇标的难度。三是实行双人汇标检查工作。每个投标人的每项内容均由两人汇总并检查,确保准确完整,没有遗漏。四是评审因素注重公平公正。汇标过程严格依据招标文件要求,认真比对各个投标文件,对于材料遗漏或不足的投标文件均对其上传的所有投标文件进行再查?#27169;?#20197;判定该文件是否缺失。五是奋力拼搏,攻坚克难。经过连续一周的加班加点,汇标工作小组按期完成了资格审查、实?#24066;?#23457;查、企业性质认定、“信用中国”以及“中国政府采购网”严重违法失信记录查询、商务合理性、项目经理、项目人员情况、质量管理体?#31561;现?#24773;况、企业盈利状况以及类似项目业绩等评审因素的汇标工作。共查阅 49565个文件,整理投标数据50余万条。客观公正、严谨细致的汇标工作为接下来的评标工作减少差错、保证质量、提高效?#23454;?#23450;了扎实的基础。
        五、严格管理项目评标
        一是精心营造评标环?#22330;?#26681;据项目评标工作量,整个评标采用三天进行。由于项目敏感且评标工作量较大,为尽可能减少外界干扰,在市机管局的协调下,中心定在市郊的一个会议中心组织全封闭式评标工作。二是针对项目复杂的特点,评标专家人数选定为7人,并严格按照保密要求和回避原则抽取专家。三是中心工作人员积极做好评标辅助工作。中心工作人员每晚加班到深夜及时汇总当天评审情况,中心主任做好现场指挥和服务保障工作。科学的组织和管理,使整个评标过程平稳?#34892;頡?#32463;过三天的评标,按期完成了全部评标工作,共形成了对25648项内容的评分和近万字的评标报告,保证了评标质量和效率。四是注重评标过程监管。项目评标工作严格依照政府采购法律法规、财政部门监管要求和中心内控流程开展,市财政局政府采购管理处2名处级领?#23478;?#21450;中心项目监管?#39057;?#30456;关同志全程参与监管,确保评标过程依法合规。
        物业管理服务定点采购是中心成立以来投标人数最多、评标工作量最大的项目,随着物业管理服务电子集市第一个项目(上海市交通港航发展研究中心物业管理项目)成交公告在上海市政府采购网的发布,物业管理服务定点采购在上海市政府采购网电子集市的成功运行也正式宣告。通过对物业管理服务项目实行电子集市定点直?#28023;?#23454;现了物业管理服务项目采购?#30333;?#37329;零起点,区域全覆盖,管理全流程?#20445;?#23545;于防止低价恶意竞争、提高采购效率、保障服务质量、实现公开?#35813;?#20855;有重大意义,这是本市贯彻深化政府采购制度改革精神,强化采购人主体责任,促进政府采购提质增效的有益尝试。
        (上海市政府采购中心供稿)

       

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